Vergaderingen GMR
In overleg met het CvB wordt voor ieder schooljaar een vergaderschema vastgelegd.
Startmiddag
(aanvang 13.30 tot +- 19.00-19.30 uur (incl. diner)
Bijeenkomst bedoeld om gezamenlijk een start te maken, met evaluatie voorgaande periode en bespreking activiteiten/jaarplanning.
DB-overleg
Dit is een overleg van de voorzitter en vicevoorzitter van de GMR (zijnde het dagelijks bestuur (DB) met het College van Bestuur (CvB )
In dit overleg wordt de concept- agenda besproken en welke instemmings en/of adviesaanvragen en overige informatie de GMR kan verwachten.
Voorbereiding in de commissies
De commissies bereiden de vergaderpunten zoveel mogelijk voor, dit kan ook inhouden dat er afspraken door de commissie worden gemaakt met het CvB en betreffende medewerkers van het servicebureau. Commissievergaderingen kunnen live of online zijn.
De secretaris van de GMR zorgt, in overleg met het DB, dat de betreffende stukken zo spoedig mogelijk bij de commissies zijn zodat deze ruim de tijd hebben om zich voor te bereiden en Het DB neemt ook plaats in de commissies.
GMR-OV vergadering
aanvang 16.30 uur tot uiterlijk 18.30 uur
Het CvB maakt een notitie met alle zaken die in de betreffende tijd spelen. Hierin kunnen mededelingen staan maar ook zaken die (gaan) spelen.
De GMR krijgt deze notitie van het CvB ruim van tevoren zodat ter vergadering alleen vragen gesteld worden aan het CvB.
De start van deze vergadering is zonder CvB met onder meer een inventarisatie van de vragen aan het CvB, daarna volgt een moment met CvB en daarna nog intern overleg van de GMR n.a.v. de antwoorden van het CvB en eventueel nog af te handelen punten die zijn voorbereid door de commissies. Dan kan ook een evt. stemming gehouden worden per punt.
GMR vergadering met RvT (Raad van Toezicht)
De toezichthouder (RvT) vervult zijn taak onafhankelijk van het schoolbestuur en houdt in dat kader tenminste twee maal per jaar een
gesprek met de GMR over de hoofdlijnen van het beleid, het functioneren van de medezeggenschap en de prestaties van het schoolbestuur.
De interne toezichthouder moet beter zijn geïnformeerd over de gang van zaken binnen de instelling en wat daar leeft, om zo beter in staat te zijn feedback te geven aan de bestuurders. Volgens afspraak met een delegatie van de GMR en de RvT. Een keer met CvB erbij.
Activiteiten-jaarplan GMR
In overleg met het College van Bestuur wordt jaarlijks een activiteiten-jaarplan opgesteld. Door een jaarplan op te stellen wordt de GMR geholpen tijdig keuzes te maken in wat wel en wat niet behandeld zal worden en duidelijk te maken wat er verwacht wordt, bijvoorbeeld wanneer bepaalde stukken aangeleverd dienen te worden. Ook wordt in het activiteitenplan opgenomen welke prioriteiten de GMR heeft voor het komende schooljaar.
Het activiteiten/jaarplan bevat een planning per onderwerp. De te bespreken onderwerpen worden gekoppeld aan de vastgestelde overlegvergaderingen. Er zijn een aantal vast terugkerende onderwerpen en onderwerpen die onder minder tijdsdruk staan.
Aan het eind van het schooljaar wordt een evaluatiemoment ingepland om kritisch met elkaar na te gaan wat goed werkt en waar verbeteringen mogelijk zijn.
Jaarverslag
Op grond van WMS-artikel 7 zijn de GMR, de MR en deelraden verplicht aan iedereen die bij de school betrokken is, schriftelijk verslag doen van zijn werkzaamheden. De GMR publiceert het jaarverslag per kalenderjaar in het jaarverslag van st. OVO Fryslân-Noord. De deelraden stellen een jaarverslag per schooljaar op.
Communicatie, informatie en contacten met de achterban (deelraden)
De GMR wil haar achterban zo goed mogelijk informeren en indien mogelijk bij de besluitvorming betrekken.
Via de website, via mail of in teams worden de deelraden in kennis gesteld van of geïnformeerd over diverse medezeggenschapaangelegenheden, zoals o.a.:
Agenda’s GMR-OV vergaderingen (bijbehorende stukken op aanvraag)
Vastgestelde notulen GMR-OV vergaderingen
Jaarverslagen
Advies en of instemming GMR
Brieven van de GMR aan het CvB
Nieuwsbrieven VO-raad/VOO/Samenwerkingsverbanden
Twee tot drie keer per jaar wordt er een voorzittersoverleg GMR en deelraden georganiseerd.